Betriebswirtschaftliche Beratung in der Kanzlei einführen und fakturieren

Planen Sie, mit betriebswirtschaftlicher Beratung ein zweites Standbein neben der klassischen Steuerberatung aufzubauen, um ihr Geschäft fit für die Zukunft zu machen?

Dann benötigen Sie ein Konzept, mit dem alle wesentlichen Fragen beantwortet werden, etwa zu Inhalten und Umfang der Beratung, zum benötigten Zeitansatz oder zur Notwendigkeit von Änderungen in der Organisation.

Doch im ersten Schritt kann auch ein pragmatisches Vorgehen ausreichend sein. Wichtig dabei immer die Überlegung: Wie können Sie als Steuerberater welche Zusatzleistungen erfolgreich verkaufen?

Wenn die Beantwortung der Fragen und die Erstellung eines Konzepts zunächst zu aufwendig erscheinen, ist es auch möglich, sich zu überlegen, wie die ersten Schritte beim Thema Betriebswirtschaftliche Beratung aussehen können. Denn Ihr großer Vorteil ist, dass Sie die Zahlen des Mandanten ermittelt und zutreffend ausgewertet haben und so bereits über Hintergrundwissen für den gezielten Einsatz betriebswirtschaftlicher Instrumente und Methoden haben.

1. Mitarbeiter und Mandanten auswählen 

Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, wer sich bereit erklärt, das Projekt zu leiten. In den Kanzleien gibt es immer Mitarbeiter, die mit bestimmten Mandanten eng verbunden sind und sich für den neuen Weg aufgeschlossen zeigen.

Suchen Sie sich aus Ihrer Mandatsliste drei bis fünf Mandanten heraus, die offen sind (oder scheinen) für den Einsatz von Methoden und Instrumenten, mit denen sich die Ergebnisse verbessern lassen. Stellen Sie ihnen Ihr konkretes Angebot vor und geben Sie einen Ausblick auf ein positives Ergebnis. Denn für die Umsetzung vorgeschlagener Maßnahmen sind nicht Sie, sondern der Mandant verantwortlich. Für die Unterstützung können Sie sich z. B. mit einer Gutschrift oder bei der ersten Beratung mit Sonderkonditionen bedanken

2. Mit einfachen Themen und Inhalten Nutzen verdeutlichen und konkretisieren

Es geht darum, mit einfachen Auswertungen und Fragen aufzuzeigen, welches Verbesserungspotenzial sich ergibt. Hier eine Auswahl an Themen und Fragen, die sich anbieten, um in die betriebswirtschaftliche Beratung einzusteigen:

• Welche Auswertungen oder Fragen können helfen, z. B. der Mehrjahresvergleich: Wie sieht die Entwicklung des Umsatzes, des Wareneinsatzes, des Rohertrags oder Gewinns aus?
• Privatentnahmen: Auch wenn das oft ein sensibles Thema oder eine offene Wunde ist: Gehen Sie das Thema an, wenn sich der Mandant eventuell zu viel Geld entnimmt. Vereinbaren Sie, dass „willkürliche“ Einkäufe via App (sehr oft: Amazon!) über einen vereinbarten Zeitraum nicht stattfinden dürfen.
• Rechnet Ihr Mandant wirklich alle erbrachten Tätigkeiten ab oder vergisst er im hektischen Tagesgeschäft schon mal die Rechnungsstellung? Ist seinen Mitarbeitern klar, wann eine Sonderleistung vorliegt, die mit dem Kunden besprochen und abgerechnet werden soll?
• Wie sieht die Debitorenanalyse des Mandanten aus? Wie hoch ist sein Zahlungsziel? Was hilft, damit das Mahnverfahren in Schwung kommt?
• Welches Ergebnis liefert die ABC-Analyse der Lieferanten Ihres Mandanten, wer sind die wichtigsten Lieferer? Welche Maßnahmen lassen sich daraus ableiten, z. B. dass man mit wichtigen Lieferanten besonders gut umgeht, immer pünktlich zahlt und regelmäßig bestellt, um ihr „Wohlwollen“ zu erhalten? Wie erreicht man, dass Skontozahlungen möglich sind?
• Ist ein (zunächst einmal) informelles Bankengespräch hilfreich? Auch die Banken sind über laufende Informationen zur Geschäftsentwicklung dankbar. Dann klappt es bei einem Kreditwunsch leichter und schneller.
• Ein Branchenvergleich liefert auch gute Informationen, aus denen Mandanten Daten dazu erhalten, wie sie relativ zur Branche stehen (z. B. Liegt der Gewinn mindestens auf Branchenniveau, wie hoch sind z. B. Forderungs- und Warenbestände, wie hoch ist der Rohertrag?).

3. Zusatzleistungen außerhalb der Finanzbuchführung genau erläutern

Erläutern Sie klar, dass Betriebswirtschaftliche Beratungen nicht in der Finanzbuchführung enthalten sind. Das geht oft nur, indem man Mandanten die Hintergründe mehrmals erläutert, eben auch mit Beispielen und am konkreten Fall bzw. der Situation des Betroffenen. Motto: Dranbleiben und unter Umständen „dicke Bretter bohren“. Bleiben Sie also dran, zunächst bei den gewählten drei bis fünf Mandanten!

Schaffen Sie mit Ihren Mitarbeitern eine Honorarübersicht für „Sonderleistungen“ im Zuge von betriebswirtschaftlichen Beratungsdienstleistungen. So ist allen in Ihrer Kanzlei klar, was zusätzlich abgerechnet wird und was mit im Grundhonorar enthalten ist. Diese Liste können Sie auch allen Mandanten offen vorstellen.

4. Jederzeitige Beendigung der betriebswirtschaftlichen Beratung ohne Folgen ermöglichen

Um es Mandanten leichter zu machen, ein zusätzliches Honorar für die Steuerberatung zu akzeptieren, sollte es im Vertrag eine Klausel geben, die es beiden Seiten – aber vor allem den Mandanten – ermöglicht, ohne Grund und ohne Einhaltung von Fristen vom Kontrakt zurückzutreten. Abgerechnet werden dann nur noch Leistungen, die bereits erbracht wurden.

5. Fördermöglichkeiten nutzen

Es gibt eine Vielzahl von Fördermöglichkeiten, die den Mandanten finanziell unterstützen könnten. Dass dies mit einem Mehraufwand an Dokumentation einhergeht, ist das eine. Allerdings geht der Mandant damit wenig finanzielles Risiko ein. Und wenn Sie erst einen Antrag gestellt haben, werden die weiteren Anträge leichter.

Spätestens dann, wenn in bestehende Kanzlei-Strukturen eingegriffen wird und diese verändert werden sollen, muss entweder ein bereits vorhandener Businessplan aktualisiert oder ein neuer Plan erstellt werden. Es gilt zu prüfen, ob und wie viel Geld sich mit dem veränderten Leistungsangebot verdienen lässt.

1. Zentrale Themen, die in jedem Businessplan behandelt werden müssen 

In einem guten Businessplan sollten mindestens folgende Kapitel bzw. Themenblöcke behandelt werden:

1. Allgemeiner Teil/Einstieg mit Fragen, die am besten vorab geklärt werden
2. Unternehmens-/Kanzleibeschreibung mit Leistungsangebot
3. Markt und Wettbewerb mit geplanten Veränderungen
4. Marketing/Vertrieb/Werbung
5. Personaleinsatz und Organisation
6. Finanz- und Liquiditätsplanung
7. Finanzierung (vor allem, wenn Fremdmittel notwendig sind)
8. Termine und Meilensteine (optional, wenn sich abzeichnet, dass die Umsetzung sich sehr lange hinzieht)
9. Spezifische Risiken und Chancen
10. Ggf. Übersicht mit Anlagen, z. B. detaillierte Kalkulationen und Umsatz- sowie Gewinnplanung

Fast immer umfassen Businesspläne auch eine Management-Summary von ein bis zwei Seiten.

2. Wichtige Hinweise zum Umfang und den Inhalten

Der Plan sollte insgesamt so knapp wie möglich gehalten werden. Es gilt folgende Faustregel: Der eigentliche Businessplan sollte (ohne Summary) nicht mehr als 12 bis 15 Seiten umfassen.

Falls möglich, sollte der Plan nicht nur Text, sondern auch Übersichten und Tabellen enthalten, um die Lesbarkeit zu verbessern. Detaillierte Berechnungen, etwa Umsatzplanungen pro Monat oder Kalkulationen von Leistungen, gehören nicht in den eigentlichen Plan, sondern sollten Bestandteil eines Anhangs sein.

3. Zu Beginn mit Schätzungen arbeiten

Zu Beginn ist es oft nicht möglich, wirklich fundierte Antworten zu finden. Dann muss auf Schätzungen oder Annahmen zurückgegriffen werden, die im Laufe der Zeit präzisiert werden sollten. Lassen sich keine fundierten Antworten finden, sollten die Schätzungen zu Beginn möglichst konservativ gehalten werden. Beispielsweise sollte die Anzahl von Mandanten, die ein neues Angebot annehmen werden, niedrig angesetzt werden

4. Regelmäßige Prüfung und dreijähriger Zeithorizont

Zudem ist es notwendig, nach ca. sechs bis zwölf Monaten zu prüfen, ob sich die Erwartungen erfüllt haben und ob und wo es notwendig ist, weitere Veränderungen vorzunehmen. Der Zeit- bzw. Planungshorizont sollte dabei mindestens drei Jahre umfassen. Nur durch diesen – etwas längeren – Zeithorizont kann man erkennen, wie groß die Chance ist, dass betriebswirtschaftliche Beratung langfristig profitabel für die Kanzlei ist.

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• Betriebswirtschaftliche Beratung in Ihrer Kanzlei als neues Beratungsangebot aufbauen,
• das neue Beratungsangebot auch fakturieren können,
• mit Einwänden der Mandanten umgehen,
• einen Businessplan für die Betriebswirtschaftliche Beratung erstellen.

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