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Fehler in Vergütungsangelegenheiten

Vermeiden Sie diese Fehler in Vergütungsangelegenheiten

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Vermeiden Sie Fehler in Vergütungsangelegenheiten – und sichern Sie Ihre Honorare nachhaltig!

Ob unvollständige Rechnungen, fehlende Vergütungsvereinbarungen oder nicht erfasste Leistungen: In vielen Steuerkanzleien entstehen Honorarverluste nicht durch mangelnde Leistung, sondern durch vermeidbare Fehler im Abrechnungsprozess.

Kay Fietkau erklärt in seinem Beitrag, wo typische Stolperfallen liegen – und wie Sie mit klaren Strukturen, rechtssicheren Grundlagen und optimierten Prozessen Ihre Vergütungspotenziale konsequent ausschöpfen.

Die häufigsten Fehler in Vergütungsangelegenheiten

von Kay Fietkau (DStR 2026, 1478)

Gebührenstreitigkeiten entstehen in der Praxis häufig nicht wegen der Höhe der Vergütung selbst, sondern aufgrund formaler Fehler, unzureichender Dokumentation oder fehlender Transparenz.

Der folgende Beitrag zeigt typische Fehlerquellen im Zusammenhang mit der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) auf und gibt Hinweise, wie sich spätere Auseinandersetzungen vermeiden lassen.

I. Vorbemerkung

In gerichtlichen Auseinandersetzungen über Vergütungsfragen zeigt sich immer wieder, dass sowohl Mandanten als auch deren Prozessbevollmächtigte nur eingeschränkte Kenntnisse der StBVV besitzen. Hinzu kommt, dass in bestimmten Verfahren – etwa im Einspruchsverfahren oder im finanzgerichtlichen Verfahren – neben der StBVV auch das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) Bedeutung erlangen kann, mit dessen Besonderheiten Steuerberater häufig nur eingeschränkt vertraut sind.

Der Steuerberater sollte daher bereits vor einer möglichen gerichtlichen Auseinandersetzung sorgfältig prüfen, ob die streitgegenständliche Rechnung sowohl materiell als auch formell den Anforderungen der StBVV bzw. des RVG entspricht. Zudem kommt einer ordnungsgemäßen Dokumentation und Rechnungsstellung erhebliche Bedeutung zu, da Gerichte häufig nicht über vertiefte Kenntnisse des Steuerberatervergütungsrechts verfügen und regelmäßig die Steuerberaterkammern für die Erstellung von Gebührengutachten eingeschaltet werden.

II. Die häufigsten Fehler

Nachfolgend werden die häufigsten Fehler, die regelmäßig bei der Abrechnung gemacht werden, näher betrachtet.

Keine ausreichende Dokumentation des Auftrags
In der Praxis fehlen häufig klare und nachvollziehbare Auftragsdokumentationen. Zwar schreibt die StBVV keine bestimmte Form für die Auftragserteilung vor, jedoch kommt es in gerichtlichen Verfahren regelmäßig vor, dass Mandanten den Umfang oder sogar das Bestehen eines Auftrags bestreiten. Aus Gründen der Beweissicherung empfiehlt es sich daher dringend, Aufträge zumindest in Textform festzuhalten. Dies kann etwa durch E‑Mail-Korrespondenz, digitale Mandatsbestätigungen oder dokumentierte Besprechungsprotokolle erfolgen. Darüber hinaus sollte die Mandatsdokumentation neben Vollmachten auch die nach dem Geldwäschegesetz (GWG) erforderlichen Unterlagen umfassen.
Fehlende oder unzureichende Vergütungsvereinbarungen
In der Praxis werden häufig Leistungen abweichend von den gesetzlichen Gebühren der StBVV abgerechnet, ohne dass hierfür eine hinreichend dokumentierte Vergütungsvereinbarung vorliegt.
Nach § 4 Abs. 1 StBVV kann eine abweichende Vergütung vereinbart werden. Der Steuerberater hat den Auftraggeber vor Abschluss der Vereinbarung in Textform darauf hinzuweisen, dass eine von der gesetzlichen Vergütung abweichende Vergütung vereinbart werden kann.
Vergütungsvereinbarungen sollten daher
– eindeutig formuliert,
– transparent nachvollziehbar,
– in Textform dokumentiert und
– dem Mandanten nachweisbar übermittelt werden.
Besondere Bedeutung hat dies etwa bei Zeitgebühren, Pauschalvergütungen sowie Vergütungen für gerichtliche und außergerichtliche Rechtsbehelfsverfahren.
Empfehlenswert ist eine ausdrückliche Bestätigung des Mandanten, etwa per E‑Mail oder über ein Mandantenportal. Informelle Kommunikationswege wie WhatsApp reichen aus Beweisgründen regelmäßig nicht aus.
Fehlerhafte Pauschalvereinbarungen
Pauschalvergütungen sind trotz Streichung des § 14 StBVV aF weiterhin zulässig, jedoch müssen die für Vergütungsvereinbarungen allgemeinen gesetzlichen Voraussetzungen sorgfältig eingehalten werden. So muss die Vereinbarung nach § 4 Abs. 1 StBVV zumindest in Textform erfolgen. Zudem sollte der vereinbarte Leistungsumfang hinreichend bestimmt beschrieben werden, um spätere Streitigkeiten über Reichweite und Abgeltungswirkung der Pauschale zu vermeiden.
Unzutreffende Anwendung der Gebührentatbestände
Häufig werden falsche Gebührentatbestände angewandt oder Zeitgebühren angesetzt, obwohl die StBVV grundsätzlich Wertgebühren vorsieht.
Gerade bei Beratungsleistungen nach § 21 StBVV ist sorgfältig zu prüfen, ob ein Gegenstandswert bestimmbar oder schätzbar ist. Soweit ein Gegenstandswert nicht bestimmbar oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand schätzbar ist, kommt nach § 13 S. 1 Nr. 2 StBVV eine Abrechnung nach Zeitgebühr in Betracht. Werden Zeitgebühren abgerechnet, ist eine detaillierte Zeiterfassung zwingend erforderlich. Allgemeine Angaben, zB „Mandantengespräch“, genügen nicht. Erforderlich sind insbes.:
– Datum,
– Dauer der Tätigkeit,
– am Gespräch beteiligte Personen und
– konkreter Gegenstand der Tätigkeit.
Ansatz der Höchstgebühr ohne Begründung
Der Ansatz der Höchstgebühr führt regelmäßig zu Streitigkeiten, wenn keine nachvollziehbare Begründung erfolgt. Nach der aktuellen Rechtsprechung bildet die Mittelgebühr regelmäßig den Ausgangspunkt bei durchschnittlichen Angelegenheiten. Abweichungen nach oben oder unten sollten daher nachvollziehbar dokumentiert werden. Kriterien sind insbes.:
– der Umfang der Tätigkeit,
– die Schwierigkeit,
– die Bedeutung der Angelegenheit,
– das Haftungsrisiko und
– die wirtschaftlichen Verhältnisse des Mandanten.
Eine kurze Erläuterung in der Rechnung oder im Begleitschreiben kann spätere Streitigkeiten erheblich reduzieren.
Unvollständige Rechnungsangaben oder ungenaue Angaben der angewandten Vorschriften
In Rechnungen fehlen häufig die nach § 9 StBVV erforderlichen Angaben. Nach § 9 Abs. 2 StBVV sollte die Rechnung insbes. enthalten:
– den konkreten Gebührentatbestand,
– die angewandte Vorschrift der StBVV,
– den Gegenstandswert,
– den angewandten Zehntelsatz,
– die Berechnungsgrundlage und
– die Auslagen sowie die Umsatzsteuer.
Hinsichtlich der angewandten Vorschrift genügt es häufig auch nicht, lediglich allgemein auf einen Paragrafen hinzuweisen. Erforderlich ist vielmehr ein möglichst genaues Zitat der angewendeten Vorschriften – Absatz, Satz, Nummer usw, einschließlich der jeweils angewendeten Tabellen. Zudem sollten auch alle bei der Abrechnung verwendeten Vorschriften der StBVV benannt werden. Gerade bei mehreren nebeneinander angewandten Gebührentatbeständen empfiehlt sich eine vollständige und systematische Aufschlüsselung der jeweiligen Rechtsgrundlagen.
Neben den inhaltlichen Rechnungsanforderungen haben sich durch den Wegfall des Schriftformerfordernisses auch die Formerfordernisse für Rechnungen geändert. Abrechnungen müssen nicht mehr eigenhändig vom Steuerberater unterschrieben werden. Vielmehr genügt die Textform. Gleichwohl ist nach wie vor entscheidend, dass:
– der Rechnungsaussteller erkennbar ist,
– die Rechnung vollständig und nachvollziehbar bleibt und
– der Zugang der Rechnung dokumentiert werden kann.
Empfehlenswert sind revisionssichere Ablage- und Versandprozesse. Zudem sind künftig die Anforderungen des UStG an strukturierte elektronische Rechnungsformate (E-Rechnungen) zu beachten.
Fehlende Prüfung der Angemessenheit
Nach § 64 Abs. 1 S. 3 StBerG darf die Vergütung den Rahmen des Angemessenen nicht überschreiten. Die Angemessenheit der Gebühren ist grundsätzlich für jede Angelegenheit zu überprüfen. Die Gebührenhöhe muss sich dabei insbes. orientieren an:
– dem Zeitaufwand,
– dem Gegenstandswert,
– der Schwierigkeit und
– der Bedeutung der Angelegenheit.
Überhöhte Zeitansätze oder unangemessen hohe Zehntelsätze führen häufig zu Kürzungen durch Gerichte oder Gutachter.
Auslagen und weitere abrechenbare Tätigkeiten werden nicht berücksichtigt
In der Praxis werden Auslagen häufig vergessen oder nicht vollständig abgerechnet. Zu den Auslagen gehören nach §§ 16 ff. StBVV insbes.:
– Entgelte für Post- und Telekommunikationsdienstleistungen,
– Dokumentenpauschalen und
– Reisekosten.
Auch die Prüfung von Steuerbescheiden (§ 28 StBVV) oder ergänzende Korrespondenzleistungen werden häufig nicht gesondert berücksichtigt.
Falsche Gegenstandswerte oder fehlerhafte Berechnungsgrundlagen
Besonders häufig treten Fehler bei der Ermittlung des Gegenstandswertes auf. Gerade bei Umsatzgebühren oder Jahreswerten werden oftmals vorläufige oder unzutreffende Werte zugrunde gelegt. Fehlerhafte Gegenstandswerte können zur Beanstandung oder im Extremfall zur Unwirksamkeit der Rechnung führen. Es empfiehlt sich daher:
– die Berechnungsgrundlagen nachvollziehbar zu dokumentieren,
– vorläufige Werte kenntlich zu machen und
– erforderlichenfalls nachträgliche Korrekturen vorzunehmen.
Fehlende Transparenz bei Vorschüssen und Abschlagsrechnungen
In der Praxis kommt es auch häufig zu Streitigkeiten, weil Vorschüsse oder Abschlagszahlungen nicht sauber dokumentiert oder später nicht korrekt verrechnet werden. Typische Probleme sind dabei:
– keine eindeutige Bezeichnung als Vorschussrechnung,
– fehlende Verrechnung in der Schlussrechnung,
– unklare Leistungsabgrenzung,
– Umsatzsteuerprobleme bei Anzahlungen.
Gerade bei Dauermandaten oder größeren Projekten empfiehlt sich eine klare vertragliche Regelung zur Vorschuss- und Abschlagssystematik.
Fehlende Anpassung alter Mandatsverträge und AGB
Viele Kanzleien arbeiten noch mit veralteten Vergütungsvereinbarungen, alten Verweisen auf die StBGebV, überholten Schriftformklauseln oder unwirksamen AGB-Regelungen.
Gerade nach den aktuellen Änderungen der Textformvorgaben sollten bestehende Muster überprüft werden.
Fehlerhafte oder fehlende Zeiterfassung
Mit der zunehmenden Bedeutung von Zeitgebühren wird eine belastbare Zeiterfassung immer wichtiger. Häufig treten dabei die folgenden Probleme auf:
– Es müssen Zeiten rekonstruiert werden,
– Sammelbuchungen lassen den konkreten Zeitaufwand für einzelne Tätigkeiten nicht erkennen,
– es fehlen Tätigkeitsbeschreibungen oder
– es fehlt an der Zuordnung der Tätigkeiten zum konkreten Bearbeiter.
Gerichte und Gutachter legen mittlerweile deutlich strengere Maßstäbe an die Nachvollziehbarkeit von Zeitaufzeichnungen an.
Keine rechtzeitige Kommunikation über zusätzliche oder steigende Gebühren
Erhalten Mandanten Rechnungen in unerwarteter Höhe, löst dies regelmäßig Erklärungs- und Rechtfertigungsbedarf aus. Erfahrungsgemäß akzeptieren Mandanten zusätzliche oder steigende Gebühren eher, wenn sie frühzeitig hierüber informiert werden.
Dabei entstehen Konflikte oft durch:
– unerwartet hohe Gegenstandswerte,
– erhebliche Mehrarbeiten,
– lange Einspruchsverfahren,
– Zusatzleistungen außerhalb des ursprünglichen Mandats.
Eine frühzeitige und proaktive Kommunikation über voraussichtliche Mehrkosten reduziert das Risiko späterer Honorarstreitigkeiten erheblich.

III. Fazit

Die meisten Streitigkeiten in Vergütungsangelegenheiten entstehen nicht aufgrund materiell unzutreffender Gebührenansätze, sondern wegen formaler Fehler, unzureichender Dokumentation oder fehlender Transparenz gegenüber dem Mandanten.

Wer die Anforderungen der aktuellen StBVV konsequent beachtet, Vergütungsvereinbarungen sauber dokumentiert und Rechnungen nachvollziehbar erstellt, verbessert nicht nur die Durchsetzbarkeit seiner Forderungen, sondern reduziert zugleich das Risiko kostspieliger Gebührenprozesse erheblich.

DStR – Deutsches Steuerrecht

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